Op 12 juni 2016 schreef Hubert van Steenes:

"Beste Bob, De op Open Archieven gedownloade gegevens in een database kunnen later niet goed worden gesorteerd in opvolgende datum. Dit probleempje is het gevolg van een niet uniforme notatie van de datums. Is dit aan te passen. Zou voor mij erg handig zijn."

Beste Hubert,

Kun je een voorbeeld geven van de niet uniforme datums?

mvg,
Bob Coret

Beste Bob,

Dank voor je snelle reactie.

Met het verschil in notatie duid ik op volgende: 14-10-1910, 6-12-1836, 7-5-1823. Voor sortering op data vereist Excel bij dag en maandaanduiding een 2-cijferige notatie, dus 06-12-1836, 07-05-1823. Mogelijk is dit eenvoudig aan te passen.

Ook is er de vermelding van alleen jaartallen bij datering. Mogelijk is een aparte kolom met alle jaartallen een optie om toch ook daarop het geheel te sorteren. Of schuilt de oplossing hier in het plaatsen van een standaard "00-00-" voor deze verkorte notatie. De oorzaak van deze verkorte notatie ligt uiteraard bij de geraadpleegde 'bron'.

Hopelijk ben ik duidelijk en vriendelijke groet, Hubert.

Excel kan niet werken met datums van voor 1900. Het is niet mogelijk om ermee te rekenen, maar ook sorteren zal niet lukken. Zelfs niet wanneer alle datums hetzelfde format heben. Dat maakt namelijk niets uit, want excel ziet de datums voor 1900 als tekst en zal die dus niet als datum kunnen sorteren.

Hier is wel een oplossing voor. Een handige add-in die naar mijn mening onmisbaar is voor iedereen die regelmatig met datums voor 1900 te maken heeft in Excel. Deze gratis add-in is hier te downloaden: http://spreadsheetpage.com/index.php/file/extended_date_functions_xdate/

Om nu de datums uit het bestand te kunnen sorteren, voeg je (nadat je de add-in geïnstalleerd hebt uiteraard) een extra kolom toe, die je bijvoorbeeld 'datum sortering' noemt. Plaats dan de volgende formule in de eerstvolgende cel onder de titel:

=XDATE(XDATEYEAR(A2);XDATEMONTH(A2);XDATEDAY(A2);"yyyymmdd")

Trek de formule door voor de overige cellen in de kolom. In de hier gebruikte formule staan de te converteren datums in kolom A. Staan ze ergens anders in de tabel dan moet je de verwijzing in de formule aanpassen. Sorteer nu de tabel met behulp van deze kolom.

Beste Hubert,

De zoekresultaten van Open Archieven zijn in 2 formaten te downloaden: CSV en XLS. In de XLS versie is de datum "verdeeld" over drie kolommen, één voor jaar, één voor maand en één voor dag. In de XLS versie zijn het geen datums meer maar getallen. Als je sorteert op deze 3 kolommen kun je dus op datum sorteren. Hiermee is ook gelijk het probleem opzeilt dat Excel inderdaad niet met datum voor 1900 kan werken.

Als je met de XLS niet uit de voeren kan, kun je deze "truck" ook toepassen op het CSV bestand door de datum kolom (in de CSV versie in één kolom) te splitsen.

mvg,
Bob Coret

Beste Bob,

Het is mij inmiddels duidelijk geworden, wat mijn probleem met de datumnotatie is. Ik gebruik MSOffice 2002 en mijn excel heeft moeite met de nieuwe xlsx. Ik converteerde daarom het cvbestand. Na aanpassing lukt het nu we het xlsx-bestand te gebruiken. Werkt prima nu. Dank voor de geboden hulp. En dan aan Carmen voor de link naar de Extended Date Functions (XDATE).